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友成基金会项目管理办法

第一条 为了全面遵守友成基金会的战略愿景、使命和目标,规范友成基金会各项事业的发展,保障合作各方的相关权益,使基金会的每一个项目合法、合规、合理,特制定本办法

第二条 本办法适用于友成基金会所开发和实施的项目,项目类型可分为三种:
      · 主题项目:由基金会组织开发,并经项目委员会批准之后各业务部门负责实施,项目委员会进行项目指导与监测评估。
      · 自主项目:由各业务部门根实际情况结合友成战略定位自主开发,项目委员会批准后实施,项目委员会进行项目指导与监测评估。
      · 合作项目:由友成基金会和相关的外部合作机构(政府部门、企业、研究机构)等合作开发的项目,并共同或者委托相关一方进行执行的项目。
 
第三条 友成基金会建立以秘书长为主导,项目委员会为决策机构,以项目总监(秘书长兼任)为主责,以项目官员为执行的项目管理团队,行使项目管理职责,项目监督委员会对项目进行监测和评估。
      · 项目委员会:秘书长任组长,成员包括管理团队及外聘专家、专家顾问组成。该委员会向理事会负责确定项目可否立项、项目资源调度、技术支持、信息汇总以及项目实施中的重大问题的解决。
      · 项目监督委员会:项目监督委员会由:秘书长、外聘专家、项目官员组成;
      · 秘书长的职责是:依据基金会项目立项的原则,组织专家对项目进行论证审查,决策项目是否立项。
      · 项目总监的职责是:按照协议掌握项目的执行情况、资金使用情况、项目执行效果等,项目结束后及时组织检查验收,
      · 项目官员的职责是:监控项目协议的执行情况,检查监督项目资金的使用情况,及时编制项目状态报告。

第四条 项目立项及运行管理的基本原则:
      · 指向性原则:项目内容符合友成战略方向
      · 参与性原则:基金会一般不直接参与项目的具体操作,但基金会/本中心保留对该项目的重大决策权利。
      · 财务独立原则:项目财务须单独立帐,专款专用,没有财务管理能力的项目组织应匹配有资格的财务托管单位。
 
第五条 财务托管单位的认定应符合以下条件:
      · 机构具有合法性
      · 具备独立的财务核算资格
      · 愿意担当财务托管中的相关责任
      · 机构有良性的资金流和一定的资金规模
      · 财务管理规范

第六条 项目立项的程序:

第七条 项目立项审查的标准
      基本原则:
      · 符合友成基金会规定的项目领域;  
      · 运用“创新”方法,解决社会问题;
      · 有助于新公益人才的培养;
      · 项目建议书内容明确、具体,切实可行;
      · 项目预算使用合理、节约;
      · 项目团队的执行力;
      · 项目产出具体可衡量。
      加分原则:
      · 以人力资源扶贫、能力建设为主要形式;
      · 具有当地的特色;
      · 项目团队具有同类项目策划、执行的经验;
      · 不支持原则
      · 不支持一次性活动和项目;
      · 不支持单纯的硬件建设。

第八条 项目立项审查由项目专家委员会承担。对领域、创新性强的项目可委托有资质的第三方评估机构评估。
      · 专家委员会由包括政府、行业、学术和企业方面的多名专家组成,专家应具备以下条件:
      · 对国家和基金会负责的态度,有良好的职业道德,能坚持独立、客观、公正原则;
      · 对审查项目所属领域有较丰富的专业知识或实践经验,对该领域的现状和发展有较深的了解,具有权威性;
      · 具有高级专业技术职称,年龄一般在70岁以下。

第九条 项目执行机构要实行项目管理责任制,要按项目协议建立明确的责任制度,成立项目领导小组,指定专人对项目管理负责。
      · 项目责任人的职责是:组织有关资源执行项目,落实项目的日常管理,报告项目进展状况及执行结果。项目负责人要接受国家审计部门、友成基金会的审计、审核和监督。

第十条 项目经费原则上实行报账制,按照总预算30%、40%、30%的比例分三期支付。具体财务管理规定和要求依据友成基金会《财务管理办法》规定执行。

第十一条 首笔项目预借款在项目立项后10个工作日内打到财务托管单位账户上,项目执行团队以报销方式支取相应款项;项目官员在审核并通过前批预算执行状况后5个工作日内将下批预借款打到财务托管单位账户上。财务托管单为应按照友成基金会《财务管理办法》编制好相应的财务账簿。

第十二条 项目实行定期汇报制度,从项目执行之日起,项目负责人应每月向主管项目官员提交项目状态报告,最晚提交时间为每月30日。
        · 项目状态报告的具体内容包括项目进展状况、资金使用状况、遇到的问题、解决方案等。
        · 项目负责人应按照中心的项目中期/总结报告撰写要求按期提交项目中期/总结报告,接受基金会的检查监督。
        · 项目报告应遵循实事求是的原则,客观地反映项目的执行情况和完成效果,不得弄虚作假。如发现报告与事实严重不符情况,本中心将按照基金会的有关规定处置。

第十三条 财务托管单位应每月向基金会提交资金使用情况报表、执行差异等财务信息;每季度结束后15日内将各类财务报表及要求报送的原始单据复印件盖章后寄送基金会。
        · 项目结束后一个月内,财务托管单位将项目决算报告发送本到基金会。项目委员会会同基金会财务部对项目进行财务审计。

第十四条 项目完成后,项目负责人须及时做出项目经费的决算报告,提交主管项目官员审核。如有必要,基金会有权进行审计。
        · 预算、决算不符的项目,如有结余,应按投入比例如数退还友成基金会;如有超支,原则上由项目执行团队自负。
        · 如因项目完成质量明显未达到预期标准,基金会提出须进一步修改完善的,其费用由项目执行团队承担,友成基金会无义务追加预算外资助。
        · 对确因预算不足而需追加资助的项目,视效益前景的好坏,由秘书长报请理事长办公会讨论决定后酌情处理。

第十五条 项目完成后,基金会组织包括第三方在内的专门小组对项目执行情况进行评估验收,根据评估标准,分为优秀、合格、不合格三等。
        · 经评估验收,项目为优秀的,对其有功人员,由项目总监提出意见,经项目委员会同意报理事长批准,予以奖励。
        · 经评估验收,项目不合格的,造成严重损失或者有其他违法违规行为的,除能够组织项目返工达到合格外,还要依照法律和规定追究项目负责人的责任。

第十六条 本办法经友成基金会理事长会议通过后生效。

第十七条 本办法由友成基金会负责解释。



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